Як в Україні перевіряють трудову історію кандидата: поради фахівців

Коли компанія наймає людину, їй часто хочеться переконатися, що кандидат не прикрасив свій досвід. Але в Україні не можна просто зайти в базу даних і побачити всю кар’єру людини. Як розповідають аналітики Molfar Intelligence, дані доводиться зіставляти з документів самого кандидата, електронної трудової книжки, відповідей попередніх роботодавців і публічних записів.

Найчастіше під час перевірки підтверджують три речі: назву компанії, посаду та період роботи. Якщо є доступ до потрібних джерел, можна також дізнатися про переведення, зміну посади або причину звільнення. А ось функціональні обов’язки, результати роботи чи дисциплінарні питання — це вже не стандартна перевірка, а окремий запит до попереднього роботодавця.

Одне з головних джерел — витяг з електронної трудової книжки (ЕТК), який формують через портал Пенсійного фонду. Працівник може зробити його сам і передати роботодавцю. Або ж роботодавець може отримати витяг через свій кабінет, але тільки після того, як людина надасть доступ у своєму кабінеті ПФУ. Важливо пам’ятати: витяг може бути неповним, особливо щодо періодів до 1 січня 2004 року — вони відображаються лише після оцифрування паперових документів.

Крім ЕТК, кандидат може показати паперову трудову книжку, копії наказів, довідки з місця роботи або трудові договори. Але скан без можливості перевірити джерело має меншу доказову вагу, ніж електронний витяг чи офіційна відповідь.

Якщо компанія хоче зв’язатися з попереднім роботодавцем, це роблять за участю кандидата. Запит має бути обмеженим: лише факт роботи, строк і посада. Якщо компанія закрилася або втратила архів, відповідь отримати не вдасться. Такий результат позначають як «не вдалося підтвердити», а не як спростування слів кандидата.

Окремо фахівці радять не плутати перевірку трудової історії (employment verification) із перевіркою рекомендацій. Перша відповідає на питання «чи працював?», друга — «як працював?». Факт працевлаштування може бути підтверджений, навіть якщо колишній роботодавець відмовився давати характеристику.

Якщо в документах виявили розбіжність, не варто одразу звинувачувати людину в обмані. Різниця в один місяць може виникнути через помилку пам’яті або дату наказу. Спочатку варто попросити кандидата пояснити невідповідність і надати додаткові документи. Справжні сигнали для тривоги — коли компанія не підтверджує факт роботи, посаду значно завищено, або критичний досвід не підтверджується взагалі.

Правові межі перевірки в Україні визначає Кодекс законів про працю та Закон «Про захист персональних даних». Роботодавець не може вимагати будь-які документи, крім тих, що передбачені законодавством. Для доступу до ЕТК потрібен прямий дозвіл працівника. А виявлена розбіжність має впливати на професійні якості кандидата, а не ставати формальним приводом для відмови.

Глибша перевірка виправдана для керівників, фінансових директорів, працівників із доступом до критичної інфраструктури або тих, хто представлятиме компанію назовні. Для початкових позицій такий обсяг може бути надмірним.

Трудова книжка підтверджує формальні етапи кар’єри, але не показує весь ризиковий профіль: неофіційні бізнес-зв’язки, конфлікти інтересів, санкційну експозицію чи репутаційні проблеми. Тому для відповідальних ролей варто замовляти повноцінний background check, який зіставляє заявлений досвід із документами, реєстрами, медіа та публічними зв’язками. Головне — визначити релевантний період, погодити законні джерела, отримати дозволи та оцінювати розбіжності за доказами, а не припущеннями.